Batizado de eSocial, o projeto do governo que integra diversos órgãos em um único ambiente digital, onde empregadores podem enviar todas as informações trabalhistas de seus funcionários passou a ser obrigatório para algumas classes em fevereiro deste ano e até janeiro de 2017 será implementado para todos os empregadores do País.

A mudança tem gerado muitas dúvidas, questionamentos, reflexões e previsões. Para ajudar a esclarecer o tema e com o apoio de três dos seus executivos, a Luandre, uma das maiores empresas de recursos humanos do País com 45 anos de mercado, preparou um guia sobre o eSocial. A seguir, Luiz Gustavo Medina (Controller), Sueli Silva (Gerente de Administração de RH) e Daniela Laurentino (Gerente Jurídica) respondem dez perguntas sobre o projeto.

 

1. O que é eSocial?

É um canal digital onde os empregadores devem inserir as informações trabalhistas dos seus empregados. Funciona de forma similar aos programas de declaração de imposto de renda, onde o usuário preenche os dados e depois faz a transmissão para o governo.
Seu principal objetivo é garantir os direitos previdenciários e trabalhistas e o cumprimento das obrigações dos empregadores, aprimorando a qualidade das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais e agilizando pagamentos como o FGTS.

 

2. Quais órgãos fazem parte do eSocial?

O eSocial engloba Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Previdência – MPS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB. Ou seja, através da plataforma é possível estar em dia com todas as leis exigidas no Brasil, nos âmbitos trabalhista, previdenciário e tributário.

 

3. Ele é obrigatório?

Será. A partir de setembro de 2016 para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões no ano base 2014, exceto para os eventos referentes às tabelas de ambientes de trabalho, comunicação de acidentes de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho, que passam a entrar em vigor em janeiro de 2017.
Para os demais empregadores, leia-se PMEs, ruralistas, empreendedores Individuais (MEI) com empregado, segurados especiais, empregadores domésticos, micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, contribuintes individuais e produtores rurais pessoa física passam a ser obrigados a prestarem informações através do eSocial em janeiro de 2017, exceto eventos relativos ao ambiente de trabalho que entram em vigor a partir da competência julho 2017.
Como o eSocial é um novo formato de prestação de contas, ele necessita de uma adaptação prévia para que seja cumprido nos prazos estabelecidos pelo governo. Isso inclui testes da base, dos dados e o treinamento dos empregadores, que podem se informar em detalhes através da página http://www.esocial.gov.br.

 

4. O que muda com o eSocial?

Nenhuma obrigação será acrescentada com a implantação do eSocial. O que muda é a forma de entrega das informações, que atualmente é feita de forma descentralizada aos diversos órgãos e muitas vezes repetida. Além de não haver uma padronização entre os dados e cadastros, dificultando liberações de pagamento de FGTS e a fiscalização.
Para as empresas de grande porte a mudança é grande, porque muitas vezes são setores diferentes que cuidam de folha de pagamento e admissões por exemplo. Os sistemas são formatados em linguagem que não necessariamente será ajustada à do eSocial.

 

5. Que tipos de informação o eSocial solicita?

Desde a criação do projeto, esta parte tem sido constantemente testada e alterada afim de se tornar viável. No início eram 69 eventos (arquivos em formato XML por empregado e operação ocorrida na companhia), que atualmente foram reduzidos para 39. Mesmo com a redução, a plataforma é considerada complexa, tem gerado muitas dúvidas e tirado o bom humor de muitos empresários, executivos e profissionais de recursos humanos consultados sobre o tema.
Estes eventos são divididos em eventos periódicos, tais como folha de pagamento e informações sobre comercialização da produção rural e eventos não periódicos, como admissões, registros de acidentes de trabalho e afastamentos temporários, todos com prazos bem delimitados para envio.
A plataforma solicita também informações de cadastro tanto de empregadores quanto de empregados.

 

6. O eSocial é seguro?

Sim. Ele funciona como os programas de declaração de imposto de renda com transmissão criptografada, porém cabe ao usuário manter em segurança suas informações caso mantenha cópias digitais em seus hardwares.

 

7. O eSocial exige certificação digital para as transmissões?

Sim, a transmissão será realizada por meio de autenticação e assinatura digital, aumentando a segurança do projeto. Para isso, o empregador terá que ter um certificado digital válido emitido pela ICP-Brasil, órgão responsável pela gestão das chaves públicas no Brasil.
A exceção são os empregadores com somente um funcionário, que poderão acessar a plataforma através de um código.

 

8. Erros de preenchimento, perda de prazo, o eSocial será um distribuidor de multas?

Não é este o objetivo do eSocial. Penalizar quem quer cumprir seu dever. Haverá um tempo de adequação à plataforma, bem como possibilidade de envio de retificações, o que não significa que os empregadores não devam encarar o projeto com seriedade, porque ele vem para ficar e inaugurar uma nova era na administração de RH.

 

9. Para as grandes empresas, existe muito receio em relação aos eventos de segurança e medicina ocupacional. Por quê?

Porque o eSocial incluiu diversos eventos (bem detalhados e técnicos) relacionados a estes dois temas, que somente podem ser preenchidos corretamente se houver uma boa comunicação entre médico do trabalho, técnicos e engenheiros de segurança do trabalho, advogados e departamento de recursos humanos para que as informações prestadas não comprometam a empresa perante o fisco, o Ministério do Trabalho e a Previdência Social.

 

10. O eSocial é uma nova era na administração de RH no Brasil?

Sim. Este é um importante momento de preparação e de surgimento de um setor de Recursos Humanos com novas atribuições como gestão, integração e governança. Um departamento vital para a empresa, capaz de cumprir prazos e atuar de forma inteligente, integrado à tecnologia, mas principalmente às informações da empresa. O novo RH será responsável pela governança das informações da empresa, agrupando dados muito importantes como os que citamos antes de segurança e medicina, além de folha de pagamento, contratações, eventos jurídicos. Será um departamento estratégico que consolidará o que se passa com a empresa em diversos âmbitos e isso pode ser inclusive ferramenta para a tomada de decisões.